Styreinstruks - hvorfor er den viktig?

En god styreinstruks klargjør hva styret skal gjøre, hvordan det skal gjøre det og forklarer arbeidsfordelingen mellom styret og daglig leder.

Å ha en styreinstruks på plass er en viktig stolpe i det som heter godt styrearbeid. Men hva skal den inneholde og hvem bør lage den? Aksjeloven har en bestemmelse om styreinstruks. Den sier at hvis du har ansattvalgte styremedlemmer, så skal styret ha en styreinstruks. Vårt råd derimot, er at alle styrer bør ha en styreinstruks.

En styreinstruks skal altså klargjøre hva styret skal gjøre, hvordan det skal gjøre det og si noe om arbeidsfordelingen mellom styret og daglig leder. Å lage en slik styreinstruks er en fin modningsprosess for styret som vil gjøre styre bedre rustet og lettere i stand til å utføre godt styrearbeid til beste for bedriften det er styre for.

Hva bør styreinstruksen inneholde?

Å tenke gjennom hvordan dere skal arbeide, når det er praktisk å ha møter, hvordan disse skal foregå, når regnskapet skal være klart hver måned og hvor lang innkallingsfrist dere skal ha – er noe ethvert styre vil tjene på å reflektere rundt og diskutere. Finner dere svarene på slike spørsmål sammen, blir opplevelsen bedre, arbeidet mer effektiv og onboarding av nye styremedlemmer (og varaer) går raskere – dere kan jo bare vise til styreinstruksen når spørsmålene dukker opp rundt hvordan deres styre jobber.

Styreinstruksen bør også inneholde hvem i styret som har ansvaret for å holde styret oppdatert på ulike emner. Instruksen skal blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Instruksen skal også inneholde regler for innkalling og møtebehandling.

Det er en smakssak hvorvidt dere ønsker eller ser behov for en omfattende, formell styreinstruks, eller en veldig konkret, kort styreinstruks. Erfaringene blant styremedlemmer, situasjonen i selskapet, den eventuelle opplæringseffekten dere ønsker at instruksen skal gi kan påvirke hvordan den bør utformes.

Vi er i utgangspunktet mest tilhenger av en konsentrert og konkret styreinstruks der dere gir svar på og legger vesentlige føringer for et effektivt, styrende, kontrollerende og forvaltende styrearbeid i nettopp deres bedrift. Aksje- og Allmennaksjelovens regler i kapittel 6 bør dere kunne ha som vedlegg og denne bør ethvert styremedlem uansett forventes å sette seg inn i.

Styreinstruks på bestilling?

Flertallet av de styreinstruksene vi ser er laget av en advokat på bestilling av styret. Det er synd, for hele nøkkelen er å lage en styreinstruks som oversetter loven til praksis for nettopp deres styre. Da har du en god instruks for hvordan styret skal jobbe. Den bør ikke lages på bestilling, eller fylles ut etter en mal. Men hvis du vil se hvordan en god styreinstruks kan se ut, har vi lagt ved noen forslag. Bare husk å bruke dem som inspirasjon til hvordan ditt styre kan utforme sin styringsinstruks.

Hva bør med i styreinstruksen?

• styrets konstituering
• møter – hvor – når?
• innkallingsform
• innkallingsfrist for «ordinære, faste styremøter»
• en nærmere regulering av styrebehandling utenfor faste møter
• referatførsel
• protokollasjon
• hva er styresekretærens rolle og oppgaver?
• aksept og og signatur av forelagt protokoll
• taushetsplikt
• kjøp og salg av aksjer i selskapet
• styremedlemmenes deltakelse i konkurrerende virksomhet
• fordeling av arbeidsoppgaver innenfor styret til utvalg
• særoppgaver for styrelederen eller andre styremedlemmer
• særskilte presiserte oppgaver tillagt styret i selskapets vedtekter
• hvordan tar vi i mot nye medlemmer?
• hvordan holder vi varamedlemmer oppdatert?
• …for å nevne noen.

Last ned to eksempler på styreinstruks her.

Vil du ha mer informasjon om hvordan dere bør gå frem for å lage en styreinstruks? Med personlig tilbakemelding og anledning til å stille spørsmål? Meld deg på medlemskurset vårt om styreinstruks i praksis. Det er helt gratis for medlemmer av Styreforeningen.